Daten in Excel eingeben und formatieren: Die Basis für deine Excel-Tabellen

Effizient Daten erfassen und Tabellen gestalten

Das Daten in Excel eingeben und formatieren ist der erste und wichtigste Schritt, wenn du mit Excel arbeitest – noch bevor es an komplexe Berechnungen, Diagramme oder Pivot-Tabellen geht. Eine saubere und durchdachte Basis erleichtert dir die Arbeit enorm und sorgt dafür, dass deine Tabellen übersichtlich und strukturiert bleiben.

Wenn du dich bereits mit der Oberfläche von Excel vertraut gemacht hast, bist du nun bereit für den nächsten Schritt: Daten eingeben, strukturieren und sinnvoll gestalten. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du ganz einfach mit der Dateneingabe startest, welche Tastenkombinationen dir Zeit sparen und wie du durch geschickte Formatierung von Anfang an Klarheit in deine Tabellen bringst.

So gibst du Daten schnell und effizient in Excel ein

Das Eingeben von Daten in einzelne Excel-Zellen ist unkompliziert und bildet die Grundlage für jede strukturierte Tabelle. Um einen Wert einzugeben, klickst du einfach auf eine beliebige Zelle, tippst den gewünschten Text, eine Zahl oder ein Datum ein und bestätigst die Eingabe mit der Enter-Taste. Excel springt daraufhin automatisch in die nächste Zelle darunter, sodass du zeilenweise weiterarbeiten kannst. Möchtest du stattdessen von links nach rechts arbeiten, kannst du einfach die Tabulatortaste (Tab) verwenden – damit springst du zur nächsten Zelle in der gleichen Zeile.

Besonders praktisch: Auch mit den Pfeiltasten auf deiner Tastatur kannst du dich schnell und bequem durch deine Tabelle bewegen, ohne ständig zur Maus greifen zu müssen. Diese kleinen Tastenkombinationen sparen dir im Arbeitsalltag eine Menge Zeit und machen die Dateneingabe deutlich effizienter – ein wichtiger Schritt, wenn du Daten in Excel eingeben und formatieren möchtest.

Mehrere Zellen automatisch ausfüllen lassen

Manche Werte lassen sich in Excel ganz einfach über mehrere Zellen hinweg automatisch ausfüllen. So sparst du dir wiederholte Eingaben:

1. Wert eingeben: Schreibe z. B. „Montag“ in eine Zelle.
2. Zelle markieren: Klicke auf die Zelle, in der der Eintrag steht.
3. Ausfüllkästchen nutzen: Bewege den Mauszeiger auf das kleine Quadrat unten rechts an der Zelle.

4. Ziehen und loslassen: Ziehe mit gedrückter Maustaste nach unten oder zur Seite. Excel ergänzt automatisch die Folgetage („Dienstag“, „Mittwoch“ usw.).

Diese Funktion ist besonders nützlich für Tage, Monate, Zahlenreihen oder benutzerdefinierte Listen – ideal, wenn du wiederkehrende Daten in Excel eingeben und formatieren möchtest.

Daten in Excel überschreiben und löschen – so geht’s:

• Zelle überschreiben:
  Klicke auf die Zelle, die du ändern möchtest, und beginne direkt zu tippen.
  → Der alte Inhalt wird automatisch durch den neuen ersetzt.
• Einzelne Zelle löschen:
  Markiere die Zelle und drücke die Entf-Taste auf deiner Tastatur.
  → Der Inhalt wird gelöscht, die Zelle bleibt leer.
• Mehrere Zellen gleichzeitig löschen:
  Ziehe mit der Maus über die gewünschten Zellen oder halte die Strg-Taste gedrückt und wähle mehrere Zellen aus. Drücke anschließend Entf.
  → Alle Inhalte werden entfernt, die Formatierungen bleiben erhalten.

Tipp: Wenn du sowohl Inhalt als auch Formatierung löschen möchtest, klicke mit der rechten Maustaste auf die markierten Zellen und wähle „Inhalte löschen“ > „Alles löschen“.

Zellen in Excel formatieren – für mehr Übersicht und Struktur

Damit deine Tabelle nicht nur funktional, sondern auch optisch ansprechend und leicht verständlich ist, solltest du die Daten in Excel formatieren. So gehst du vor:

1. Zellen markieren: Wähle die Zellen aus, die du gestalten möchtest – das können einzelne Zellen, ganze Spalten oder zusammenhängende Bereiche sein.
2. Formatierungsoptionen finden: Im Menüband unter „Start“ findest du folgende wichtige Werkzeuge zur Zellformatierung:
   • Schriftart ändern: Wähle eine gut lesbare Schrift für deine Daten.
   • Schriftgröße anpassen: Passe die Größe dem Inhalt und der Lesbarkeit an.
   • Fett, Kursiv, Unterstrichen: Hebe wichtige Werte oder Überschriften hervor.
   • Zellenrahmen hinzufügen: Nutze Rahmen, um Bereiche optisch zu trennen.
   • Hintergrundfarben verwenden: Markiere beispielsweise Kopfzeilen farblich.
   • Textfarbe ändern: Setze gezielt farbliche Akzente für bessere Lesbarkeit.

Tipp: Achte auf ein einheitliches Design – zu viele Farben und Stile wirken schnell unübersichtlich.

Zahlenformate einstellen

Um Zahlen korrekt darzustellen, kannst du im Menüband unter „Start“ > „Zahlenformat“ passende Formate auswählen – z. B. „Währung“ für Geldbeträge, „Datum“ für Zeitangaben oder „Prozent“ für prozentuale Werte. So bleibt deine Tabelle nicht nur optisch sauber, sondern auch inhaltlich korrekt lesbar.

Format schnell auf andere Zellen übertragen

Mit dem Tool „Format übertragen“ (erkennbar am Pinsel-Symbol im Menüband unter „Start“) kannst du das Format einer Zelle – z. B. Schriftstil, Farbe oder Rahmen – ganz einfach auf andere Zellen anwenden. Markiere zunächst die Zelle mit dem gewünschten Format, klicke auf den Format-Pinsel, und wähle dann die Zielzelle(n) aus. So sparst du Zeit und sorgst für ein einheitliches Erscheinungsbild deiner Excel-Tabelle.

Sauber formatierte Daten sind der Schlüssel zu guten Excel-Tabellen

Das Daten eingeben und formatieren in Excel ist viel mehr als nur eine lästige Pflicht – es ist die Basis für jede funktionierende und übersichtliche Tabelle. Wenn du von Anfang an sauber arbeitest, sparst du dir später viel Zeit bei der Auswertung, Präsentation und Weiterverarbeitung deiner Daten. Mit ein paar Klicks und den richtigen Formatierungstools machst du deine Tabellen nicht nur lesbarer, sondern auch professioneller.

Tipp: Nimm dir bei neuen Projekten immer ein paar Minuten Zeit, um die Grundstruktur und das Format sauber aufzusetzen – das zahlt sich langfristig aus.

Hinweis: Im nächsten Beitrag lernst du, wie du deine Daten sortierst und filterst.